Najprostszy sposób na utworzenie korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word

Gdy musisz wydrukować listy lub wysłać e-maile do wielu klientów, klientów lub pracowników, możesz to zrobić szybko za pomocą korespondencji seryjnej. Za pomocą kreatora korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word możesz to zrobić w kilka minut.

Korespondencja seryjna umożliwia tworzenie podstawy wiadomości, wstawianie nazw i jednoczesne tworzenie wszystkich liter. Zaletą kreatora korespondencji seryjnej programu Word jest to, że możesz użyć istniejącej listy lub utworzyć ją w locie. Możesz także dostosować różne części listu i użyć scalania dla etykiet lub kopert oprócz e-maili i listów.

Utwórz korespondencję seryjną w programie Word

Ze względu na popularność wysyłania firmowych wiadomości e-mail, w przeciwieństwie do listów fizycznych, użyjmy przykładu tworzenia korespondencji seryjnej poczty e-mail. Otwórz dokument Microsoft Word i skomponuj wiadomość.

Gdy skończysz wiadomość i będziesz gotowy do utworzenia korespondencji seryjnej, przejdź do zakładki Korespondencja. Użyj strzałki rozwijanej Rozpocznij korespondencję seryjną, aby wybrać opcję “Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku”.

Po prawej stronie zobaczysz otwarty pasek boczny, który przeprowadzi Cię przez proces korespondencji seryjnej. Zaznacz opcję Wiadomości e-mail u góry i kliknij “Dalej: dokument początkowy” u dołu.

Następnie wybierz opcję Użyj bieżącego dokumentu. Jeśli chcesz zacząć od nowa z szablonem lub z innego dokumentu, wybierz tę opcję.

Kliknij “Dalej: wybierz odbiorców” u dołu paska bocznego.

Dodaj odbiorców

Teraz możesz wybrać swoją listę odbiorców lub utworzyć ją z następującymi opcjami.

Użyj istniejącej listy: Wybierz tę opcję i kliknij „Przeglądaj”, aby zlokalizować plik. Po otwarciu w programie Word zobaczysz pole, w którym możesz zawęzić listę, jeśli chcesz. Sortuj, filtruj, znajduj duplikaty lub weryfikuj adresy. Możesz także użyć pól wyboru, aby wybrać i odznaczyć odbiorców.

Wybierz z kontaktów programu Outlook: Zaznacz tę opcję i kliknij „Wybierz folder kontaktów”, aby wybrać folder. Zobaczysz wtedy kontakty z tego folderu w polu podobnym do powyższego, w którym możesz zawęzić listę.

Wpisz nową listę: Wybierz tę opcję, a następnie kliknij „Utwórz”, aby wprowadzić dane odbiorców w wyskakującym okienku. Możesz użyć dowolnych pól, które Ci się podobają i dostosować kolumny.

Po wybraniu odbiorców kliknij “Dalej: Napisz wiadomość e-mail” u dołu paska bocznego.

Uzupełnij swoją wiadomość

Następnie możesz wybrać spośród wyświetlonych bloków, aby dodać szczegóły odbiorcy do swojej wiadomości.

Blok adresu: Umieść kursor w dokumencie, w którym chcesz umieścić blok adresu. Następnie wybierz format nazw odbiorców, niezależnie od tego, czy chcesz dołączyć nazwę firmy, adres pocztowy i inne szczegóły dotyczące lokalizacji.

Zobaczysz podgląd każdego adresata po prawej stronie i możesz użyć strzałek u góry, aby się między nimi przeglądać i przeglądać. Jeśli czegoś brakuje, kliknij “Dopasuj pola”, aby to poprawić.

Po zakończeniu kliknij “OK”. Zobaczysz zmienną Blok adresu w swoim dokumencie w wybranej lokalizacji.

Linia powitalna: Umieść kursor w dokumencie w miejscu, w którym chcesz powitać. Wybierz zwrot grzecznościowy i format wiersza powitania, a także domyślny dla nieprawidłowych nazw odbiorców. Wyświetl podgląd każdego za pomocą strzałek i pola w dół.

Gdy skończysz, kliknij “OK”, a zobaczysz zmienną Wiersz powitania w swoim dokumencie.

Elektroniczna opłata pocztowa: Jeśli na komputerze jest zainstalowane oprogramowanie do obsługi poczty elektronicznej, wybierz tę opcję i postępuj zgodnie z instrukcjami.

Więcej elementów: Aby dodać więcej pól, takich jak numery telefonów lub dodatkowe wiersze adresu, umieść kursor w dokumencie w miejscu, w którym chcesz umieścić pola, wybierz tę opcję i uzupełnij szczegóły. Kliknij „Wstaw” lub „Dopasuj pola”, aby zakończyć.

Aby usunąć którykolwiek z dodanych elementów, po prostu wybierz zmienną i usuń ją z dokumentu.

Wybierz “Dalej: Podgląd wiadomości e-mail” u dołu paska bocznego.

Wyświetl podgląd i wyślij e-maile

Zobaczysz podgląd listu ze zmiennymi wypełnionymi danymi odbiorców. Użyj strzałek na pasku bocznym, aby wyświetlić podgląd każdej wiadomości. Aby wprowadzić zmiany w odbiorcach, wybierz “Edytuj listę odbiorców” lub aby wrócić i edytować dokument, użyj linków do kroków na dole paska bocznego.

Po zakończeniu kliknij “Dalej: Zakończ scalanie”, a następnie wybierz “Poczta elektroniczna”, aby uzupełnić szczegóły Do, Wiersz tematu i Format poczty. Opcjonalnie możesz wysyłać tylko do określonych odbiorców. Kliknij “OK”, aby wysłać e-maile przez Outlooka.

Inne typy dokumentów korespondencji seryjnej

Jeśli wybierzesz inny typ korespondencji seryjnej w programie Word, zobaczysz tylko niewielkie różnice w kreatorze.

Listy i katalog: Możesz dodać te same szczegóły, co w e-mailach, ale na końcu możesz wydrukować lub edytować poszczególne listy lub wysłać katalog do nowego dokumentu.

Koperty i etykiety: możesz wybierać spośród różnych opcji, takich jak rozmiar koperty, typ etykiety i czcionka. Następnie wydrukuj koperty lub etykiety.

Możesz utworzyć korespondencję seryjną w programie Microsoft Word od podstaw dla wiadomości e-mail, listów, kopert lub etykiet za pomocą karty Korespondencja. Aby jednak najłatwiej skonfigurować korespondencję seryjną w programie Word, skorzystaj z kreatora korespondencji seryjnej.